導入背景

紙による作業日報を保管することが大変だった

当社では、工事現場担当者の作業日報を紙で運用していました。
紙による日報管理は入力する者も手書きする必要があり、それを確認する者も手書きの文章を確認することが大変でした。できれば日々日報を確認したかったのですが、遠方の工事担当者から毎日紙の日報を郵送で送ってもらうことも大変なので、確認にタイムラグも発生していました。
また、作業内容の分析をするために日報から必要な情報をエクセルに転記する作業にも無駄を感じていました。現場担当者が入力した情報がそのまま分析可能なフォーマットに反映されるようなシステムはないものかと探しておりました。

導入効果

作業日報のかかる時間が半減。ペーパーレス化も実現。

悩んでいたときに出会ったのがシステムラボさんでした。kintoneを使えば、紙による作業日報は完全になくすことができ、現場担当者がスマートフォンで作業日報アプリに入力を行えば、それがそのまま分析可能なフォーマットでデータ蓄積されていくとのこと。これは良いと思い、kintoneでのアプリ制作を依頼しました。
実際にできたアプリは誰でも操作が分かりやすく、これまでの手書き入力よりも負担が少ないため、現場担当者にもすぐに受け入れてもらえました。kintoneの良いところは、パソコンでの操作だけでなくスマートフォン用のアプリも両方用意されているところだと思います。現場担当者は作業が終わるとそのままスマートフォンで日報入力、管理者は事務所でパソコンを使って即座に日報の一覧やデータ分析を行うことができます。これにより紙をエクセルに転記する必要もなくなり、全体を通しての作業時間は半減しました。

今後について

顧客管理などもkintone化を進めていきたい

まずは負担の大きかった作業日報に関する部分をkintoneアプリ化を行いましたが、今後はこれまでエクセルで行ってきた顧客管理や案件管理などもアプリ化したいと考えています。
kintoneの適用範囲は無限大で活用の仕方次第では色々なことが効率化できると確信しています。システムラボさんでは、現状の業務フローや作業負担をヒアリングした上で、アプリ化の優先順位なども含めてトータルサポートしていただけるので、今後の業務改善にもとても期待しています。