導入背景

社内申請のフォーマットがバラバラで手続きが大変

当社では、経費申請や出張申請、有休申請、残業申請など様々な社内申請ありますが、それぞれの申請の中でもフォーマットがバラバラでした。申請書で申請する場合、メールで申請する場合、口頭で申請する場合などなど、申請者や部署によって独自の方法を取っており情報が整理されておりませんでした。
社員数が少なかったときはこんな運用でもギリギリ問題なく回っていたのですが、人が増えていくと管理が煩雑になり、申請漏れや承認待ちのミスが多発するようになりました。誰にとっても分かりやすく負担を掛けないような運用にできないかと悩んでおりました。

導入効果

申請種類ごとにアプリを作成し、一元管理が可能に

別のシステムでお世話になっていたシステムラボさんに相談したところ、kintoneを使えば申請種類ごとのワークフローを構築できることを教えていただきました。そして、経費申請アプリ、出張申請アプリなど、それぞれ分けてアプリを作成してもらいました。
kintoneでは、○○部署の者が申請した場合の承認者は○○さん、といったように部署ごと人ごとに承認者を設定できたり、複数承認者のうち誰か一人が承認すれば申請が通るといったような複雑なワークフローも構築することができるので用途に合わせたアプリが作成できます。
また、kintoneのアプリ上で申請・承認が完結し、申請者や承認者にはアクションがあった段階でアプリから通知が届き、未承認から一定期間経ったものは再通知が来るので、承認待ちで申請が進まないということも無くなりました。

今後について

既存システムとの連携も考えている

今回、kintoneで社内申請のワークフローを改善してもらい、現場からも使いやすい、ミスが少なくなると好評でした。kintoneはシステムに不慣れな方でも一目見れば大体の使い方は理解できる簡便さも特徴の一つだと思います。
今後の活用としては、既存システムと連携して業務改善をしていくことを考えています。kintoneはプログラミングによる独自カスタマイズやAPI連携が可能なので、それらを使って既存システムで足りない部分をkintoneで補っていきたいです。システムラボさんは様々なシステムを取り扱っているので、kintoneと他システムとの連携なども得意とされているので今後も相談に乗っていただきたいです。