導入背景

社内で各個人がそれぞれでエクセルの帳票を作っている

社内でそれぞれの担当がそれぞれエクセルで独自の帳票を作っている状態で管理が煩雑になっていました。例えば見積もりでさえも、担当者や担当者毎でそれぞれがそれぞれの形式で見積もりを作っていましたし、管理帳票は、それぞれで自分の管理帳票を作っていたので、他社が作った内容を自分用に作り変えるなどの無駄な手間が多く発生していました。
また、情報のアクセスについても、例えば特定の顧客情報はその担当者しか持っていないエクセルに集約されていたり、過去の見積もりや顧客情報にアクセスするにもどこにそのデータがあるかなどをたどれない状態となっていました。

導入効果

kintoneで脱エクセル！情報の一元管理により超効率化

エクセルが点在している現状について、経営レベルでの問題と捉えていて、今後このままでいくよりは、早いタイミングで一元化しなければならないという問題意識を持っていました。そこで、kintone（キントーン）の活用を検討しており、Nyoiboさんに相談いたしました。属人化したデータや、データ量が多すぎて開くのに時間がかかったり、集計や転記に時間がかかる、最新版がわからないなど多くの問題を孕んでいましたが、kintone（キントーン）を活用することで統一のフォーマットで、構造化されたデータベースに一元管理できるようになりました。クラウドなので、データのアクセスも容易です。ただ、エクセルからkintone（キントーン）に移行するときのハードルとして感じたのは、それぞれでバラバラだったデータフォーマットをどうまとめていくか、またデータベースとして一元化するときのデータベースの考え方など、自社だけでは途方もない時間がかかりそうだったところをNyoiboさんにサポートいただくことでスムーズに導入が進みました。