導入背景

社内申請のフォーマットがバラバラで手続きが大変

当社には、経費申請や出張申請、有休申請、残業申請など様々な社内申請があります。しかし、それぞれの申請の中でも申請者によってフォーマットがバラバラで、紙の申請書で申請する場合、メールで申請する場合、口頭で申請する場合などなど、申請者や部署によって独自の方法を取っており、情報が全く整理されておりませんでした。
社員数が少なかったときにはこんな運用でもギリギリ問題なく回っていたのですが、人が増えていくと管理が煩雑になってしまい、申請漏れや承認待ちのミスが多発するようになりました。誰にとっても分かりやすく、社員に負担を掛けないような運用にできないかと悩んでおりました。

導入効果

申請種類ごとにアプリを作成し、一元管理が可能に

Nyoiboに相談したところ、kintoneを使えば申請種類ごとのワークフローを構築できることを教えていただきました。そして、経費申請アプリ、出張申請アプリなど、それぞれの申請毎に分けてアプリを作成していただきました。
kintoneでは、○○部署の方が申請した場合の承認者は○○さん、といったように部署ごと人ごとに承認者を設定できたり、複数承認者のうち誰か一人が承認すれば申請が通るといったような複雑なワークフローも構築することができるそうで、当社の実際の運用に合わせたアプリを作成していただくことができました。
また、kintoneのアプリ上で申請・承認が完結するうえ、申請者や承認者にはアクションがあった段階でアプリから通知が届きますし、一定期間経っても未承認のままのものについては再通知が届きますので、承認待ちで申請が進まないということもなくなりました。
申請する社員も簡単に申請でき、管理する側も申請状況が分かりやすく、管理しやすくなりましたので、今ではモレなくミスなく社内申請の運用を行っております。